CONTABILIZACIÓN DEL RECIBO DE CAJA MENOR

Para hacer el proceso de contabilización de Recibos de Caja Menor se debe tener en cuenta que el proceso únicamente toma los Recibos de Caja Menor que se encuentre en estado Definitivo. 

Se debe ingresar por la ruta: Gestión de Tesorería – Caja Menor – Contabilización de Recibos de Caja Menor

Donde se presenta las siguientes opciones

1.     Caja Menor: Corresponde a la Caja Menor sobre la cual se va hacer el proceso de contabilización, se debe tener en cuenta que al definir el Recibo de Caja Menor se solicita una Caja Menor, por lo cual al seleccionar la Caja Menor podemos contabilizar diferentes Recibos de Caja Menor.

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2.     Tipo de Contabilización: Pueden ser de Tres tipos

Reembolso: Cuando se utiliza esta opción el programa genera un comprobante G, haciendo el reembolso correspondiente a la cuenta definida en la caja menor contra la cuenta del Banco del comprobante G utilizado.

 Gasto: Cuando se utiliza esta opción el programa genera un comprobante L, llevando el valor correspondiente a la cuenta de gasto definida en el concepto de gasto de tesorería contra la cuenta definida en la caja menor.

Reembolso y Gasto: Cuando se utiliza esta opción el programa genera los correspondientes G haciendo el reembolso a la caja menor contra la cuenta de banco y los comprobantes L llevando el valor a la cuenta de gasto correspondiente contra la cuenta definida en la caja menor.

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3.     Forma de Contabilización: Corresponde a la forma como se contabilizaran los documentos G y/o L, si se escoge Detallado, se creara un comprobante G y/o L por cada Recibo de Caja Menor, si se escoge Consolidado, el proceso creara un comprobante G y/o L, es decir consolida todos los recibos de caja menor en un solo comprobante.

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4.     Información del Banco: Esta aparece cuando el usuario selecciona la opción de Reembolso o un Reembolso y Gasto, aquí se solicita:

Banco: Corresponde al Banco sobre el cual se va hacer el Reembolso.

Comprobante de Egreso: Corresponde al Comprobante de Egreso que se va a utilizar para realizar el Reembolso

Cheque: Corresponde al numero de cheque utilizado en el Reembolso.

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5.     Rango de Comprobantes: Corresponde al rango de comprobantes de Recibos de Caja Menor sobre los cuales se va a ejecutar el proceso de contabilización, se debe tener en cuenta que aquí solo toma los Recibos de Caja Menor que están asociados a la Caja Menor sobre la cual se hace el proceso de contabilización.

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6.     Rango Numero: Corresponde al rango de Recibos de Caja Menor sobre los cuales se va ejecutar el proceso de contabilización.

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7.     Rango Fechas: Toma los Recibos de Caja Menor que se encuentren dentro del rango de fechas seleccionados y que serán tenidos en cuenta en el proceso de contabilización.

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8.     Contabilizar a NIT: Aquí se presentan tres opciones de cómo se hace el proceso de contabilización, de acuerdo a la selección que haga el usuario el proceso hará las siguientes validaciones:

       Responsable de Caja: Cuando se selecciona esta opción, la contabilización utilizara el tercero asignado en la Caja Menor para todas aquellas cuentas que tienen marca de Tercero.

    Del Documento: Cuando se selecciona esta opción, la contabilización utilizara el tercero y/o terceros asignados por el usuario en el encabezado o en cada secuencia del Recibo de Caja Menor en aquellas cuentas que tienen marca de Terceros.

      Otro: Cuando se selecciona esta opción, la contabilización utilizara el tercero que se ingrese al momento de ejecutar el proceso de Contabilización de Recibos de Caja Menor, para esto se despliega un buscador solicitando el Tercero a utilizar.

Luego de ingresar los datos correspondientes debe dar click en el botón procesar o a través del teclado con Ctrl+P

Si el proceso se ejecuta correctamente, el programa solicitara el documento G y/o L para actualizar y al finalizar mostrara los documentos G y/o L creados por el proceso de contabilización del recibo de caja menor.